Las 10 reglas para comprar software de preparación de pedidos

El proceso de preparación de pedidos en un almacén de una empresa es una actividad crítica en la cadena de suministro para la que puedes necesitar comprar software específico. La preparación de pedidos consiste en la recopilación y empaquetado de los productos solicitados por los clientes para su posterior envío o entrega.

Un proceso de preparación de pedidos eficiente es esencial para garantizar que los clientes reciban sus productos de manera precisa y oportuna, lo que puede mejorar la satisfacción del cliente y la reputación de la empresa.

Es importante tener en cuenta que el proceso de preparación de pedidos puede variar según el tipo de almacén, el tamaño de la empresa y los productos que se manejan. La compra de software e implementación de tecnología optimiza la eficiencia y precisión de la preparación de pedidos. Por lo que es muy recomendable comprar software adecuado, adaptable y escalable de un fabricante de software de confianza.

Cuando compras software es fundamental tener en cuenta varios aspectos para asegurarte de hacer una elección apropiada y obtener el mejor valor por tu dinero. En este artículo vas a encontrar las 10 reglas para no fallar en la elección de los programas al comprar software de preparación de pedidos.

¿En qué consiste el proceso de preparación de pedidos?

A continuación, se describen las operativas típicas involucradas en este proceso para las que puedes necesitar software. En relación con esto y a ser posible, mejor tener las aplicaciones conectadas en un sistema de gestión de almacenes e integradas en el resto de sistemas de la empresa. Las soluciones logísticas ofrecen su máximo potencial cuando trabajan conectadas e integradas.

Recepción del pedido

El proceso comienza cuando se recibe una solicitud de pedido. Esto puede ocurrir a través de diferentes canales, como pedidos online que se reciben a través de una ecommerce, correos electrónicos, llamadas telefónicas o pedidos generados por el propio sistema de gestión de empresa.

Confirmación del pedido

Antes de proceder con la preparación, es fundamental confirmar que el pedido sea correcto y que haya suficiente inventario para satisfacerlo. Esto puede implicar la verificación de datos del cliente, disponibilidad de los productos solicitados y la precisión de las cantidades requeridas.

Picking: la selección y recolección de productos

En esta etapa, los empleados del almacén recorren las estanterías o áreas de almacenamiento para recoger los artículos solicitados en el pedido. Dependiendo del tamaño y la organización del almacén, el proceso de picking puede realizarse de diversas formas.

—Picking por lotes

Los empleados recogen varios pedidos a la vez, optimizando el recorrido por el almacén.

—Picking por zona

Cada empleado es responsable de un área específica del almacén y recoge todos los productos requeridos dentro de esa zona.

—Picking por pedido

Los empleados recogen un pedido completo antes de pasar al siguiente.

Verificación

Después de recolectar los productos, se realiza una revisión para asegurarse de que se han seleccionado los artículos correctos y en las cantidades adecuadas. Esto es especialmente importante para minimizar errores y garantizar la satisfacción del cliente.

En esta operación son muy útiles las estaciones de verificación Effylog, en las que se verifican los artículos recolectados contra pedido y se empaquetan y etiquetan en paralelo, de esta manera se asiste al empleado para que su tarea sea más sencilla, evitando errores y, a la vez, agilizando el trabajo.

Empaquetado

Una vez que se ha verificado el pedido, los productos se colocan en cajas o contenedores de envío adecuados. El empaquetado debe ser seguro y protector para evitar daños durante el transporte.

Etiquetado

Cada paquete debe etiquetarse adecuadamente con la dirección de envío y otra información relevante para garantizar la entrega correcta.

Para que la operación de etiquetar los paquetes sea eficiente, la mejor opción es contar con un software de etiquetado que se integre con las diferentes agencias de transporte para automatizar el diseño e impresión de las etiquetas y no depender de trabajos manuales en los que es fácil equivocarse.

Consolidación

Si el pedido contiene múltiples paquetes o cajas, o varios pedidos tienen la misma dirección de entrega, se pueden consolidar para reducir el número de envíos y facilitar el transporte.

Envío

Los paquetes preparados se entregan al transportista para su posterior envío al cliente. En algunos casos, el almacén puede tener su propio servicio de entrega.

Todas estas operativas alteran el inventario, si son manejadas con un software de gestión de almacenes (SGA) el sistema estará siempre actualizado a tiempo real de forma automatizada y no manual.

¿Por qué es necesario comprar software para la preparación de los pedidos?

Comprar software para la preparación de pedidos es una necesidad esencial en muchas empresas y organizaciones por varias razones clave. En primer lugar, para la mayor eficiencia operativa, dado que gestionar la preparación de pedidos con el software apropiado automatiza y optimiza el proceso. Esto ayuda a reducir errores humanos, aumenta la precisión y eficiencia en el manejo de los productos, y agiliza todo el flujo de trabajo, desde la recepción del pedido hasta su entrega.

Exactitud y sincronía de los datos

En consecuencia, la gestión del inventario es más exacta si el software para la preparación de pedidos está conectado a un sistema de gestión de almacén global. Esto permite tener un control más preciso sobre la disponibilidad de productos y evita problemas como el sobre-stock o las roturas de stock, lo que podría llevar a pérdidas económicas y a clientes insatisfechos.

Trazabilidad segura

Además, con el software adecuado, se puede realizar un seguimiento detallado de cada paso del proceso de preparación del pedido. Esto incluye la ubicación de los productos en el almacén, la preparación del paquete, el envío y la entrega al cliente. La trazabilidad es especialmente importante para garantizar la calidad del servicio y resolver cualquier problema que pueda surgir en el camino. También es crítica la exactitud de la trazabilidad para asegurar la calidad del producto, sobre todo, cuando se trabaja con productos perecederos o que necesitan un control de las condiciones de almacenamiento.

Mejor experiencia de cliente

Finalmente, la experiencia del cliente es más satisfactoria. Un proceso de preparación de pedidos eficiente y sin errores tiene un impacto directo en la experiencia del cliente. Los pedidos se envían de manera rápida y precisa, lo que aumenta la satisfacción del cliente y mejora la reputación de la empresa.

¿Qué debes tener en cuenta cuando compras software?

Aunque la inversión inicial en el software puede parecer costosa, a largo plazo, la automatización y eficiencia que ofrece pueden conducir a ahorros significativos en recursos, además de evitar el despilfarro consecuencia de errores y mala gestión. El software para la preparación de pedidos es una herramienta valiosa para mejorar la productividad, reducir costos, mantener la precisión y mejorar la experiencia del cliente en el proceso de gestión de pedidos. Es una inversión que puede brindar muchos beneficios a una empresa y ayudarla a mantenerse competitiva en el mercado.