Logística para editoriales de libros
Las singularidades de la logística editorial entorno al almacenamiento de libros y su distribución
La gestión de un almacén de una editorial de libros presenta características específicas de su sector. En este artículo desarrollamos los puntos clave a considerar en el contexto del almacenamiento de libros. Así como la planificación de los stocks, la distribución y la gestión de las devoluciones. Como se verá, la logística editorial necesita de un enfoque y unas herramientas que den respuesta a sus desafíos y oportunidades de negocio singulares.
1. Cómo organizamos un almacén de una editorial o distribuidora de libros
Este es el primer punto clave. Los libros deben ser catalogados y organizados meticulosamente para facilitar la búsqueda y el acceso. Según la editorial, pueden ser clasificados por género, autor, época, corriente literaria, tema…, o cualquier otro sistema que se ajuste a la naturaleza específica del inventario. La implementación de un sistema de gestión de almacenes (SGA) contribuye a mantener un registro preciso del inventario y a optimizar la localización de los libros.
Para conseguir esa catalogación y organización de los libros, destacamos la alta capacidad de parametrización del SGA Effylog-WMS, que aumenta la eficiencia de las operaciones, precisamente adaptándose a las singularidades de cada sector. Con capacidad para calcular movimientos, ubicaciones y gestionar inventarios y stocks en multialmacén.
Condiciones de un almacén editorial
En relación con las infrastructuras del almacén, los libros requieren condiciones de almacenamiento específicas para evitar daños como la humedad, el polvo o la luz directa. El almacén debe tener el ambiente adecuado, estanterías apropiadas para preservar la calidad de los libros, mesas en condiciones para manipular los libros sin dañarlos y vehículos de transporte seguros para los movimientos internos.
Tecnologías de gestión logística
Además, trabajando juntamente con el software de gestión del almacén, serán de gran ayuda dispositivos de recolección de datos como tecnologías RFID o lectores de códigos de barras y QR, los cuales asegurarán la precisión del seguimiento de inventario y evitarán errores humanos.
Sistema de gestión logística editorial
En resumen, el almacenamiento de libros necesita de la implantación de un sistema de gestión eficiente respaldado por las herramientas tecnológicas más adecuadas, nos referimos a software y hardware logísticos. Además, requiere de un ambiente que proteja los libros, o sea, un equipamiento seco, limpio y con la iluminación correcta para resguardar los libros de la humedad, el polvo y la luz solar directa con mobiliario adaptado (estanterías, carretillas, etc.).
Un gerente editorial no tiene por qué ser un experto en logística editorial. Por consiguiente, el asesoramiento por parte de un experto equipo de consultores logísticos sería de gran ayuda a la hora de planificar el almacén editorial y su gestión.
2. Control del inventario y planificación de la demanda
El segundo punto clave es el control de los stocks y el seguimiento del inventario para la planificación de la demanda. Los márgenes en el sector editorial son muy ajustados, por ello es muy importante poder realizar una planificación de la demanda lo más acertada posible, junto con un control del inventario que maximice la rentabilidad del negocio.
Control de inventario
Es crucial mantener un control de inventario exacto para evitar sobrestockar publicaciones menos populares y escasez de las más demandadas. El control del inventario preciso y continuo permitirá el estudio histórico de los títulos más vendidos y los que tienen menos salida, con ello se puede analizar y decidir stocks de antemano discriminando por temas, autores, formato (tapa dura o blanda), etc.
Planificación de la demanda
La planificación de la demanda consiste en analizar las tendencias de ventas para anticipar la demanda de diferentes títulos y gestionar adecuadamente las existencias. Esto puede ayudar a reducir el exceso de stock y garantizar que los títulos más populares estén siempre disponibles.
Sin embargo, en el sector editorial es necesario también una observación y análisis continuo de los intereses cambiantes de los lectores que se ven rápidamente afectados por sucesos y eventos de la actualidad. Las corrientes de pensamiento cada vez evolucionan a más velocidad transformando los perfiles de los buyer-persona editoriales.
Incluso más que en el mundo de la moda, algunas tendencias de consumo de productos editoriales son a veces volátiles e impredecibles.
3. Gestión de las devoluciones en las editoriales de libros
El tercer punto clave es la logística inversa en el sector editorial. Las devoluciones son regulares y periódicas en el negocio editorial, dado que para la distribución y venta de libros entran en juego dos terceros: las distribuidoras y las librerías. Establecer un sistema eficiente para procesar, reacondicionar y reubicar los libros devueltos para maximizar la reutilización y minimizar las pérdidas es básico para el negocio editorial. Por consiguiente, llevar un control estricto de los inventarios y los stocks de toda la cadena (editorial, distribuidor, librería) es fundamental con el objetivo de vigilar la rentabilidad.
La relación con las distribuidoras
La distribución es esencial en el sector editorial para que los libros lleguen desde la imprenta hasta el lector, generalmente a través de librerías. Las editoriales pueden distribuir sus libros de tres maneras principales: impresos, electrónicos, y audiolibros, este artículo se centra en los impresos. Normalmente, se opta por distribuir a través de distribuidores terceros, aunque las editoriales también pueden vender directamente en ciertas situaciones. Los contratos de distribución, que suelen ser exclusivos y definir términos como el área geográfica, descuentos, y duración, son vitales para establecer la relación entre editoriales y distribuidores. (Fuente: Almuzara Libros.)
Los distribuidores pueden gestionar tanto la distribución nacional como la exportación, variando el margen aplicado sobre el precio de venta al público. El margen de beneficio en la cadena del libro es pequeño para todos los involucrados. Los distribuidores manejan la recepción, almacenamiento y comercialización de los libros, así como la gestión de las devoluciones, lo que encarece y complica el proceso logístico.
Al final del mes, los distribuidores liquidan las ventas al editor, y se deben conciliar las cuentas al menos una vez al año. Los conflictos suelen centrarse en el inventario y su estado. Los distribuidores también tienen roles comerciales, visitando librerías y creando catálogos de novedades. Existe la alternativa de que las editoriales manejen su propia comercialización, externalizando la operación logística.
La gestión de las devoluciones en el sector editorial
La gestión de las devoluciones es una función básica de los distribuidores en el sector editorial. Los distribuidores reciben libros de los editores y los ofrecen a las librerías. Cuando una librería devuelve ejemplares no vendidos, el distribuidor debe procesar estas devoluciones. Este flujo constante de libros que van y vienen, incluyendo colocaciones y devoluciones, incrementa los costos logísticos y complica la tarea para libreros, distribuidores y editores. Sin embargo, este proceso es una norma habitual en la industria, donde los libreros tienen el derecho de devolver los ejemplares no vendidos, y tanto el distribuidor como el editor están obligados a aceptar y reembolsar estas devoluciones.
Conclusiones sobre la gestión de la cadena logística editorial
La compleja cadena logística editorial revela la necesidad de contar con un buen sistema de gestión de almacenamiento de libros apoyado por soluciones tecnológicas especializadas, sean estas un SGA solvente como Effylog-WMS o soluciones stand-alone especializadas en control del inventario y gestión de devoluciones como eAudit, eReverse, entre otras soluciones logísticas que se pueden integrar directamente en ERPs, programas contables o tiendas online.
La integración de autómatas móviles puede ser especialmente útil para transportar grandes cantidades de libros y para la recuperación de pedidos. Estos sistemas pueden reducir el tiempo de entrega y mejorar la eficiencia operativa, al mismo tiempo que reducen la carga física sobre los empleados.
La comunicación fluida de todos los actores a través de los sistemas electrónicos agiliza las relaciones y las mejora.
Al abordar estos aspectos, podrás mejorar significativamente la eficiencia y efectividad de tu almacén editorial, asegurando que los libros correctos estén disponibles en el momento y lugar adecuados, manteniendo la calidad y satisfacción del cliente.
